Unternehmen

Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler können unseren Service nutzen. Entspricht die Ladestation den technischen Voraussetzungen, kann die Software auch nachträglich in eine bereits vorhandene Ladestation zuhause integriert werden.

Grundsätzlich muss eine Zugangsbeschränkung an der Ladestation zuhause eingerichtet sein, um eine individuelle Verbrauchserfassung und Abrechnung sicherzustellen. Bei einer gemeinschaftlichen Nutzung der heimischen Ladestation können auch andere Nutzer berechtigt sein, an dieser zu laden, z.B. Partner oder Gäste.

Beispiel:

• Dienstwagenfahrer autorisiert sich an der Ladestation für betriebliche Ladevorgänge über die emyon RFID, welche dem Mitarbeiterkonto zugeordnet ist.
• Andere NutzerInnen autorisieren sich ebenfalls über eine weitere separate RFID-Karte.

So wird gemeinschaftliche Nutzung bei gleichzeitig separater und verbrauchsgenauer Erfassung der Ladevorgänge möglich. Dem Arbeitgeber werden nur die Ladekosten zugestellt, die durch den/die Dienstwagenfahrer für dienstliche Ladevorgänge autorisiert wurden.

Die getrennte Erfassung jedes Heimladevorgangs stellt sicher, dass:

• keine Vermischung mit privatem Stromverbrauch erfolgt
• steuerliche Risiken vermieden werden
• Transparenz gegenüber Finanzbehörden besteht
• sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer rechtlich abgesichert sind

Split Billing bezeichnet ein Abrechnungsmodell, bei dem der Stromverbrauch eines Firmenwagens pro Heimladevorgang separat vom privaten Haushaltsstrom erfasst und direkt dem Arbeitgeber zur Erstattung gemeldet wird. Dadurch werden ausschließlich die dienstlich verursachten Stromkosten abgerechnet – nicht der private Verbrauch.

Die Erstattung für einen Heimladevorgang muss auf den tatsächlichen Stromkosten des Arbeitnehmers basieren.

Da diese aber schwierig zu ermitteln sind, ist es in Belgien zulässig, einen vom Finanzministerium festgelegten Betrag pro kWh zu verwenden. Das belgische Finanzministerium kalkuliert diesen Betrag jedes Quartal basierend auf den CREG-Tarifen und veröffentlicht den maximalen Festbetrag in einem Rundschreiben Rundschreiben 2024/C/77.

Wir passen den Betrag selbstverständlich quartalsweise für unsere Kunden an.

Für Arbeitnehmer:

• Automatische und faire Kostenerstattung
• Keine manuelle Dokumentation
• Transparente Verbrauchsübersicht

Für Arbeitgeber:

• Exakte Abrechnung dienstlicher Stromkosten
• Minimierter Verwaltungsaufwand
• Steuerliche Rechtssicherheit durch klare Messdaten

Im Vorfeld sollte das Heimladen mit dem Arbeitgeber abgestimmt werden, um die Kostenerstattung sicherzustellen.

Drei Punkte müssen erfüllt sein, damit wir deine Ladestation verwalten können:

1. Die Ladestation muss mit einem Hosting an unsere Verwaltungsplattform angebunden sein.
2. Du musst ein Firmen- sowie ein Mitarbeiterkonto auf der Plattform anlegen (https://emyon.evc-net.com). Kontaktiere dafür bitte deinen Arbeitgeber.
3. Der Split-Billing Service muss für die Ladekarte des Mitarbeiters aktiviert sein.

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Der Ablauf eines Heimladevorgangs mit Split Billing erfolgt in vier Schritten:

1. Messung der geladenen kWh jedes Ladevorgangs.
2. Automatische Übermittlung der Verbrauchsdaten an die Abrechnungsplattform.
3. Monatliche Abrechnung mit dem Arbeitgeber.
4. Monatliche Erstattung der Kosten auf das Konto des Arbeitnehmers.

Der Prozess erfolgt automatisiert, sodass kein manueller Nachweis durch den Mitarbeiter erforderlich ist.

Die Heimladevorgänge werden zum 15. des Folgemonats an den Arbeitgeber berechnet und 6 Wochen später an den Arbeitnehmer erstattet.

Zur vollen Transparenz erhalten Arbeitgeber sowie Mitarbeiter detaillierte Belege.

Der Heimladevorgang muss mittels einer Lade-RFID oder der emyon charging App autorisiert werden. So können wir den Ladevorgang dem Mitarbeiter zuordnen.

Die Wallbox erfasst anhand des integrierten MID-konformen Stromzählers den Ladevorgang. Dabei wird die geladene Energiemenge exakt in Kilowattstunden (kWh) gemessen und digital an unsere Abrechnungsplattform übermittelt und dokumentiert. So ist eine revisionssichere und transparente Datengrundlage gewährleistet.

Die Belege werden am 15. eines Monats per E-Mail verschickt. Unternehmen und Flottenmanager finden alle Rechnungen im Kundenportal unter dem Menüpunkt „Rechnungen/Vergütungen“. Mitarbeiter können den Beleg auch in der emyon charging App einsehen.